Wie man zu einem Meeting einlädt

Anfängerfehler

Der unerfahrene Leser könnte nun denken: “Das ist doch kein Problem. Ich öffne Outlook oder Notes, lege eine neue Besprechung an und lade die Teilnehmer sein.
“
Wenn Sie richtig krass drauf sind, prüfen Sie vorher sogar noch die verfügbare Zeit der Teilnehmer.
 Erfahrene Meetingveteranen fügen vielleicht sogar noch eine Agenda hinzu.

Auch ich ging lange Zeit so stümperhaft vor, bis ich einmal den Geschäftsführer (und Projektauftraggeber) meines damaligen “Projektbauernhofes” zu einem Lenkungsausschuss einlud.
 Nur sieben Sekunden später (kein Scherz) erhielt ich mit einem  “LASSEN SIE DAS !!!!!” per E-Mail die angebrachte Reaktion des GF auf mein frevelhaftes Vorgehen.

Der richtige Weg

Die Assistentin des Geschäftsführers klärte mich anschließend über das richtige Vorgehen auf, dass IMMER einzuhalten wäre, wenn man Herren aus dem Management lädt:

1. Sortieren Sie alle Meetingteilnehmer nach Wichtigkeit (in diesem Fall sieben).
Die Kriterien sind:
– Position  (GF,  rechte Hand des GF, Bereichsleiter, Abteilungsleiter…)
– Größe der unterstellten Abteilung
– Verwandtschaftsgrad / soziale Kontakte zum Eigentümer.
2. Gehen Sie zur Assistentin des GF und lassen sich eine Auswahl an möglichen Terminen geben.
3. Nun gehen Sie zum Assistenten  seiner “rechten Hand”, der unpassende Termine streicht. 
4. Nun arbeiten Sie die Liste der Manager weiter ab, wobei jeweils unpassende  Termine gestrichen werden.
Sind bei z.B. bei Manager 5 keine Termine mehr übrig, beginnt man wieder bei Schritt 2, bis am Ende nur noch ein oder zwei Termine übrig sind.
Die Assistentin des GF entscheidet dann, welcher Termin genommen wird.
5. Danach dürfen Sie per Mail zu diesem Termin einladen. 
Die jeweiligen Assistenten / Assistentinnen tragen den Termin nun in den Terminkalender Ihres Chefs ein.

Allerdings scheiterte ich Dummerchen immer wieder bei Schritt 4.
Somit befand  ich mich zwei Tage in einer “Und-täglich-grüßt-das-Murmeltier-Schleife” der Schritte 2 bis 4.
Aber schon nach drei Tagen war ich mit der Terminplanung fertig. Das ging ja eigentlich ruckzuck. Hui.

Mögliche Folgethemen: Wie man innovative Projekte auf eine  für die Unternehmensstruktur angebrachte Geschwindigkeit bremst.

ironie

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